Zo vereenvoudigt u uw beoordelingssysteem
17 mei 2019
Het doel van een beoordelingssysteem is de ontwikkeling van medewerkers actief te volgen en te stimuleren. Een matige of slechte beoordeling is aanleiding voor een goed gesprek. Bij een positieve beoordeling ontstaat er ruimte voor salarisverhoging. Dat klinkt mooi, maar in de praktijk pakt het meestal anders uit. De nadruk ligt vaak op het bespreken van de aandachtspunten aan de hand van recente negatieve gebeurtenissen. En daarmee schiet het beoordelingsgesprek zijn doel voorbij.
Traditionele beoordelingscyclus onder druk
Steeds vaker wordt het beoordelingsgesprek gezien als een verplicht ritueel waar eigenlijk niemand op zit te wachten. De gesprekken en verslagen kosten veel tijd. Steeds meer bedrijven schaffen daarom de traditionele beoordelingscyclus af. Zo heeft binnen de financiële dienstverlening Achmea er inmiddels voor gekozen om de beoordelingsgesprekken in te wisselen voor een 360-graden feedbacktool. Dit tools biedt zowel leidinggevenden als medewerkers goede handvatten om met elkaar in gesprek te gaan.
Fouten maken mag
De traditionele beloningscyclus past niet bij bedrijven die werken met eigentijdse organisatievormen, zoals bij agile werken of werken in zelfsturende teams. Binnen een cultuur waarin alles draait om collegiale samenwerking en het stimuleren van eigen verantwoordelijkheid past het niet dat de leidinggevende aan het eind van het jaar met ‘de afrekening’ komt. Om innovatie binnen een onderneming te stimuleren, is het juist van belang dat medewerkers buiten hun comfortzone durven te komen en nieuwe wegen durven in te inslaan. Maar als alles wat een keer fout gaat aan het eind van het jaar wordt afgestraft met een negatieve beoordeling, dan leidt dat juist tot een passieve en risicomijdende cultuur.
Beoordelingsgesprek in andere vorm
Tal van bedrijven zijn op dit moment aan het experimenteren met oplossingen die aansluiten op de moderne organisatievormen. De continue dialoog is daarbij de sleutel voor de oplossing. Managers en medewerkers blijven continu met elkaar in gesprek over uitdagingen waar ze in het werk tegenaan lopen en de wederzijdse verwachtingen die ze daarbij hebben. Niet één keer per jaar bij het doornemen van een ingewikkeld beoordelingsformulier, maar permanent en bij voorkeur zo vaak mogelijk. Op die manier komt niemand aan het eind van het beoordelingsjaar voor verrassingen te staan. Zeker in een krappe arbeidsmarkt is het een goed middel om met elkaar in gesprek te blijven en ongewenst verloop te voorkomen.
Eenvoudiger beoordelen
Nieuwe manieren van werken betekenen niet dat straks het beoordelingsgesprek overal van de baan is. De meeste bedrijven willen dat ook helemaal niet. Alleen al om juridische redenen is een formele beoordeling noodzakelijk, denk bijvoorbeeld aan het belang van een goede dossiervorming bij een slecht functionerende medewerker.
Het advies is wel om het beoordelen eenvoudiger te maken. Dit kan snel worden gerealiseerd door het aantal scoremogelijkheden terug te brengen. Op die manier wordt het voor een leidinggevende gemakkelijker om een beoordeling in te vullen en te onderbouwen. In plaats van de 5-puntsschaal wordt steeds vaker een 3-puntsschaal gebruikt. Daarbij zijn de waarderingsmogelijkheden beperkt tot:
- onder de norm (= onvoldoende)
- conform de norm (= goed tot zeer goed)
- boven de norm (= excellent)
Door de eenvoud kunnen werknemers zich gemakkelijker in de scores herkennen, wat veel discussie bespaart en meer ruimte geeft voor een constructief gesprek.
Beoordelen in een projectomgeving
In een omgeving met veel kortlopende projecten is het ook mogelijk medewerkers na afloop van ieder project kort te evalueren: wat ging goed, wat ging minder goed en wat kunnen we er van leren? De beoordelingscyclus kan bestaan uit doorlopende goal setting, met kortcyclische en flexibele doelen. Dus geen brede, abstracte doelen per jaar, maar afgebakende, realistische korte termijn doelen, gecombineerd met doorlopende feedback. Gerenommeerde organisaties als Rabobank, Accenture en Deloitte experimenten op dit moment met deze vormen van beoordeling.
Uw volgende stap
Als u behoefte heeft aan een meer eenvoudig en eigentijds beoordelingssysteem, maar niet voor onverwachte verrassingen wilt komen te staan, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag op weg.
